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利用机器人流程自动化改变新加坡国家美术馆的电子采购活动

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技术
  • 分析与建模 - 机器人过程自动化 (RPA)
适用行业
  • 金融与保险
  • 国家安全与国防
用例
  • 租赁金融自动化
  • 篡改检测
关于客户
新加坡国家美术馆是新加坡最受欢迎的景点之一。它是一个政府机构,每年发布 200 多份征求建议书 (RFP) 和招标通知。画廊的运营得到 IT 团队和数字战略的支持,其中包括 Nintex 流程平台的流程管理和自动化。三年多来,画廊一直使用 Nintex Workflow 和 Nintex Forms 来实现流程自动化和数字化。它还使用 Nintex Promapp® 来映射和管理流程并支持持续改进。
挑战
新加坡国家美术馆是该国参观人数最多的景点之一,它正在努力解决发布征求建议书 (RFP) 和招标文件的手动和冗长的流程。该过程容易出错且耗时,通常需要 IT 干预来培训部门用户如何上传请求并将其发布到网站上。画廊作为政府机构,每当需要特定产品、服务或供应商时都必须公开发出这些请求。现有流程涉及相关部门主管和财务人员的手动批准,之后财务部门将提供参考编号,用户将创建支持性的 RFP 或招标文件。然后,用户手动上传文件并在画廊的网站上发布通知。面临的挑战是在遵守安全和治理要求的同时简化此流程。
解决方案
该画廊实施了一个利用 Nintex RPA 和 Nintex Workflow 的解决方案,每年自动批准、审查和发布 100 多个 RFP 和招标文件。新流程从数字表单开始,用户可以向部门主管提交预算批准的项目请求。一旦获得批准,Nintex Workflow 会将请求发送至财务部门进行审查、批准并生成参考号。 Nintex 自动化财务审批和参考编号的发布并通知财务。当用户的 RFP 和招标文件准备好后,他们通过 Nintex 表格上传文件并提交到网站上发布。信息和文档将添加到 SharePoint 列表,并触发 Nintex RPA 机器人。 Nintex RPA 为文档生成 OneDrive zip 文件并将其发布到画廊的网站。用户会收到 RFP 或招标已发布的通知。整个流程在所需的安全限制内进行管理,因为 Nintex RPA 机器人拥有管理员权限,而不是用户权限。
运营影响
  • The implementation of Nintex RPA and Nintex Workflow has transformed the Gallery's eSourcing activities. The process is now completely automated and seamless, eliminating the need for manual intervention and reducing the risk of errors. The solution has also ensured compliance with security without creating any barriers. The automation has significantly reduced the time taken to publish RFPs and tenders, improving both the internal and external experience. The solution has also eliminated the need for IT to train department users on how to upload requests and publish them on the website, freeing up IT resources for other tasks.
数量效益
  • More than 40 RFPs and 10 tenders have been published through the process in 5 months
  • 9 forms reduced to 1
  • Over 100 RFPs are issued annually

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